Eine Signaturpflicht besteht für „Geschäftsbriefe“, wobei sich dieser Begriff im Laufe der Zeit und mit der Veränderung der Kommunikationswege gewandelt hat. Heute gilt jede Form der externen Kommunikation eines Wirtschaftsunternehmens als Geschäftsbrief. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Form diese Kommunikation erfolgt.

Die Informationspflicht über die Identität des Unternehmens gilt daher auch für E-Mails und andere elektronisch übermittelte Mitteilungen.
Eine E-Mail gilt jedoch nur dann als Geschäftsbrief, wenn es sich um eine nach außen gerichtete Mitteilung an bestimmte Personen mit geschäftsrelevantem Inhalt handelt. Unter den Begriff des Geschäftsbriefs fallen somit Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen etc. Da der Begriff jedoch weit gefasst ist, sind auch Newsletter oder Geburtstagsgrüße an Geschäftspartner als solche Geschäftsbriefe anzusehen.

Nicht von der Unterschriftspflicht betroffen sind dagegen unternehmensinterne Mitteilungen oder z.B. Lieferscheine (§ 35 a II GmbHG), Mitteilungen, bei denen der Absender bereits als bekannt vorausgesetzt werden kann.

Verpflichtete

Verpflichtet zur Verwendung einer E-Mail-Signatur sind u.a. im Handelsregister eingetragene Unternehmen wie z.B:
Offene Handelsgesellschaft (OHG), vgl. 125a Abs. 1 HGB
Kommanditgesellschaft (KG), vgl. §§ 177a, 125a HGB
im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmen, vgl. § 37a Abs. 1 HGB
Aktiengesellschaft (AG), vgl. § 80 AktG
Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG), vgl. § 35a GmbHG
Genossenschaften (Gen), vgl. § 25a Genossenschaftsgesetz (GenG)

Bei nicht eingetragenen Gesellschaften ist die Zeichnungspflicht weniger umfangreich bzw. entfällt teilweise.

Inhalt

Während eingetragene Unternehmen je nach Rechtsform auch in der Signatur alle im Impressum aufgeführten Pflichtangaben zur Identität des Unternehmens machen müssen, sollten nicht eingetragene Unternehmen zumindest Vor- und Nachnamen sowie eine ladungsfähige Anschrift angeben. Dies gilt beispielsweise für Freiberufler, GbR oder nicht eingetragene Kaufleute.
Für die GbR gilt zusätzlich, dass sie zwar nicht verpflichtet ist, aber als notwendig erachtet wird, Angaben zu den Gesellschaftern zu machen. Die Angabe der Rechtsform und der Anschrift wird ebenfalls empfohlen.

Für nicht eingetragene Kaufleute besteht keine explizite Unterschriftspflicht. Dennoch ist es auch hier ratsam, sich in E-Mails eindeutig zu identifizieren. Der geneigte E-Mail-Empfänger ist mittlerweile an den Empfang von E-Mails gewöhnt und oftmals wirken E-Mails ohne Signatur wie Spam, so dass wir grundsätzlich jedem Unternehmer die Verwendung einer Signatur empfehlen.

Darstellung

Bei der Darstellung der Signatur ist nur wichtig, dass sie auf dem Geschäftsbrief steht und nicht nur verlinkt oder als Visitenkarte angehängt wird. Die Gestaltung, Schriftart und konkrete Platzierung obliegt
dem Verwender, wobei eine gute Lesbarkeit gewährleistet sein sollte.

Sanktionen

Verstöße gegen die Signaturpflicht können im Einzelfall zur Verhängung eines Zwangsgeldes durch das Registergericht führen, das bis zu 5.000 € betragen kann.
Ärgerlich und teuer kann auch eine Abmahnung durch einen Wettbewerber sein, da dann auch Unterlassungsansprüche im Raum stehen können.

Datenschutz

Da das Thema Datenschutz immer mehr an Bedeutung gewinnt, stellt sich die Frage, ob auch in einer geschäftlichen E-Mail eine Datenschutzerklärung oder ein Datenschutzhinweis erforderlich ist. Grundsätzlich ist dies bei vielen E-Mails der Fall, wobei oft umfangreiche Differenzierungen notwendig wären. Hier bietet die Datenschutzgrundverordnung dem Versender eine einfache Lösung:
Nach Art. 13 Abs. 4 DSGVO ist eine individuelle Information bei der Datenerhebung nicht mehr erforderlich, wenn die betroffene Person bereits über die relevanten Informationen verfügt.

Da sich aber in der Regel auf der Website des Händlers bereits eine Datenschutzerklärung befindet, in der alle erforderlichen Informationen bereits enthalten sein können, besteht hier keine Pflicht zur Wiederholung der Informationen, da der Empfänger diese bereits beim Kauf, bei der Bestellung des Newsletters oder bei der Kontaktaufnahme erhalten hat.
Wird jedoch eine E-Mail versandt, mit der erstmals Daten erhoben werden, wären umfangreiche Informationen nach Art. 13 DSGVO in der E-Mail selbst erforderlich. Hier dürfte jedoch ein Link in der E-Mail auf die Datenschutzerklärung des Absenders ausreichen.
Diesen Link können Sie auch einfach in jede E-Mail einfügen, da der Versand des Links bei E-Mails, bei denen dies nicht notwendig wäre, nicht unzulässig ist. Sie laufen also nicht Gefahr, etwas falsch zu machen, wenn Sie in jeder Ihrer E-Mails einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung setzen.

Fazit:

Auch wenn eine E-Mail-Signatur nicht für jeden Gewerbetreibenden verpflichtend ist, empfiehlt sich die Verwendung einer E-Mail-Signatur schon deshalb, weil sie sich im Geschäftsleben als Standard durchgesetzt hat.

Ein expliziter Hinweis auf die Datenschutzerklärung ist zwar nur dann erforderlich, wenn erstmals Daten per E-Mail erhoben werden, generell schadet es aber nicht, einen Link auf die Datenschutzerklärung aufzunehmen.

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