Aktueller Stand

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen (auch Kleinunternehmer) mit Sitz in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, sofern sie Rechnungen von anderen Unternehmern mit Sitz in Deutschland erhalten. Das bedeutet nichts anderes, als dass sie in der Lage sein müssen, eine E-Rechnung zu empfangen, also ein funktionsfähiges E-Mail-Postfach vorhalten müssen. Darüber hinaus müssen sie in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten (d.h. zu öffnen, zu lesen und entsprechend weiterzuverarbeiten). Die Verarbeitung kann mit anderen Programmen erfolgen.

Darüber hinaus können Unternehmen im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 auch ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers E-Rechnungen an andere Unternehmen in dem dafür gesetzlich vorgeschriebenen Format ausstellen und versenden.

Weitere Fristen

Ab dem 1. Januar 2027 müssen zunächst nur große Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen und versenden. Als große Unternehmen gelten Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mindestens EUR 800.000,00.

Die Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für alle inländischen Unternehmen tritt erst mit 1. Januar. 2028 in Kraft. Diese gilt dann auch für Kleinunternehmer.

Aufbewahrungspflichten

Für E-Rechnungen gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für Papier- oder andere Rechnungen. E-Rechnungen müssen jedoch elektronisch aufbewahrt werden. Bitte beachten Sie, dass der Ausdruck einer E-Rechnung und die anschließende Archivierung die Anforderungen an die Aufbewahrungsfristen nicht erfüllen.

Formate

Wichtig ist, dass eine E-Rechnung nicht mit einer Rechnung im PDF-Format gleichzusetzen ist.

Die E-Rechnung muss in einem zugelassenen elektronischen Format vorliegen, das gewährleistet, dass die Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können.

Die wohl gängigsten Formate für E-Rechnungen sind ZUGFeRD und XRechnung, wobei es auch ausländische Anbieter gibt (Factur-X aus Frankreich oder Peppol-BIS Billing).

Fazit:

Zunächst ist nur eine E-Rechnungsfähige E-Mail-Adresse erforderlich.
In Zukunft kann es auch vorkommen, dass Dienstleister bereits E-Rechnungen versenden, dann müssen diese empfangen, für die Buchhaltung verwendet und elektronisch aufbewahrt werden.
Die aktive Verpflichtung, selbst E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden, erfolgt für Großunternehmen ab 2027 und für alle Unternehmen ab 2028.

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